Oops, in Microsoft è sparito l'ufficio!

Microsoft Italia ha liberato i suoi 820 dipendenti dalla costrizione dell'ufficio. Potranno da oggi in avanti lavorare da dove vogliono, a casa come in un bar o in una sala attesa di un aeroporto o in treno. Anche in ufficio, naturalmente. Ma in un ambiente molto diverso da prima. Infatti, la nuova sede di vetro e acciaio, appena inaugurata, che si affaccia sul Parco Sud di Milano, in località Peschiera Borromeo, un complesso che si sviluppa su una superficie complessiva di circa 150 mila metri quadri, comprende vasti open space e sale riunioni altamente flessibili, disposti su più piani, oltre a un auditorium da quasi quattrocento posti, sale conference e training, palestra, campo di calcetto, percorso running, ristorante, bar, minimarket, un asilo nido e la scuola materna.

“Con questo nuovo edificio che abbiamo chiamato “Innovation Campus”, - ha detto durante la presentazione l’amministrazione delegato di Microsoft Italia, Pietro Scott Jovane - Microsoft Italia diventa pioniere del nuovo modo di lavorare, senza pareti, senza barriere, senza schemi predefiniti. Una nuova organizzazione del lavoro, che permetterà di migliorare l’efficacia nostra e dei nostri partner generando un incremento delle attività di business del 50% nel giro di 4 anni”.

In Italia, si tratta di un cambiamento epocale: ambienti che assecondano il nuovo modo di lavorare e superano la tradizionale ripartizione dello spazio negli uffici, conciliazione fra vita professionale e impegni famigliari, responsabilità e fiducia al posto del tradizionale controllo fisico. Di telelavoro si parla da almeno tre decadi. Ma solo oggi è finalmente possibile vivere il sogno di lavorare secondo il proprio stile di vita. E grazie al "lavoro mobile", utilizzando laptop e smartphone, sarà possibile eliminare il traffico, lo stress da coda sull'autostrada o da attese al terminal dell'aeroporto. Sarà possibile lavorare abitando in una bella località di montagna o al mare. Oppure, come già avviene alla Microsoft, fare carriera internazionale diventando responsabili di unit all'estero senza lasciare l'Italia e la propria città, senza creare disagi alla famiglia. Microsoft sta già vivendo la rivoluzione del lavoro ubiquo in Francia e in Olanda dove i risultati sono ottimi (50% di produttività in più in 4 anni) e adesso è la volta di Microsoft Italia di dare l'esempio al mondo. Ma in concreto come cambia la vita di ogni giorno?

Of lo ha chiesto a Sibilla Ricciardi, direttore degli affari legali, Microsoft Italia, il più giovane membro del Leadership Team, a diretto riporto dell’Amministratore Delegato dal giugno 2008 e da un anno mamma della piccola Virginia. Manager e madre: da sempre, un difficile connubio. Of le ha chiesto in che modo il lavoro flessibile impatta sulla sua vita quotidiana e sull’ambiente domestico e se l’esempio Microsoft riuscirà a cambiare anche il modo di lavorare di altre grandi società in Italia.

Of: Di telelavoro si parla da decenni. Come mai solo adesso si riesce a realizzare il sogno di lavorare da dove si desidera, a casa o in ufficio senza distinzione?
Sibilla Ricciardi: Si è passati da un criterio quantitativo a un criterio qualitativo di valutazione della prestazione lavorativa. Oggi i dipendenti lavorano per obbiettivi e vengono giudicati sulla base dei risultati, questo ha rivoluzionato il modo di lavorare e permette una gestione molto più flessibile. Il manager valuta il raggiungimento dei risultati e non ha la necessità di controllare la permanenza in ufficio dei dipendenti.

Of: Servono però nuovi strumenti e una nuova organizzazione del lavoro: ad esempio, lei quali strumenti utilizza per lavorare?
Ricciardi: Mi bastano un laptop e lo smartphone per essere sempre in contatto con il mio team e condividere con loro messaggi, documenti e presentazioni. Attraverso la tecnologia e sopratutto Lync (vedi al sito lync.microsoft.com), è possibile sapere se sono disponibile a chattare, parlare al telefono, fare un meeting virtuale oppure sono occupata e condividere la documentazione necessaria. Inoltre, al fine di permettere ai dipendenti di essere sempre aggiornati su come utilizzare al meglio le tecnologie, riceviamo regolarmente Tips&Tricks ovvero consigli per migliorare l’organizzazione del lavoro propria e degli altri.

Of: A casa ha creato un suo ufficio oppure lavora dalla cucina o dalla camera da letto?
Ricciardi: Lavoro in qualsiasi posto in cui riesco a stare comoda con il pc, dal bancone della cucina, al divano, su cui riesco a lavorare anche da sdraiata, cosa molto utile quando aspettavo la mia bimba Virginia.

Of: Comodissimo. E' possibile sdraiarsi anche nella nuova sede Microsoft?
Ricciardi: Non so se riusciremo a sdraiarci, ma sono previsti spazi di lavoro informali con divani e chaise longue...

Of: Ma come riesce a lavorare con la bimba che richiede attenzione?
Sibilla Ricciardi: Ho una tata, ovviamente. Prima che arrivi verso le 9.30, gioco e interagisco con la bimba e poi dedico tutta la mia attenzione al lavoro. In modo flessibile.

Of: In che modo riesce a organizzare la sua giornata lavorativa?
Ricciardi: Le faccio un esempio: io sono più produttiva di sera e questo mi portava a rimanere in ufficio spesso fino a tardi. Questa attitudine era un problema per la vita di famiglia e non solo. Ad esempio, c’era un mio collaboratore che voleva continuare a vivere nella sua città e faceva il pendolare. Era legato agli orari dei treni, doveva letteralmente scappare via dall’ufficio entro le 18 altrimenti perdeva le coincidenze e questo per me e per lui era un problema. Con il lavoro flessibile si è risolto tutto brillantemente: lavoriamo senza orari fissi e ognuno da dove vuole.

Of: Ma è così normale per lei e i suoi collaboratori lavorare oltre il normale orario di ufficio?
Ricciardi: Per un legale o un paralegale non esistono orari e per chi, come me è “notturno”, la sera è molto utile per fare il punto sui problemi e per scrivere rapporti. Eliminando il tempo morto dei trasporti, si riesce a essere più produttivi. Lo stesso vale per chi fa il commerciale. Chi vuole lavora anche di sera, ma poi si recupera tempo per se stessi il mattino o gestendo l’agenda durante il giorno. Io, ad esempio, posso partecipare senza problemi e angosciose rinunce a tutti gli incontri al nido con le insegnanti di mia figlia.

---- Of: Il lavoratore ci guadagna. E l’azienda?
Ricciardi: I risultati ci sono e sono importanti. Con il lavoro flessibile, alla Microsoft Olanda, dove hanno iniziato a sperimentarlo già da alcuni anni, la produttività è cresciuta enormemente. Sono riusciti ad aumentare le vendite del 50% in quattro anni.

Of: Non le viene mai paura dell’assenza? Quella che angoscia il manager quando si accorge che il suo team riesce a svolgere benissimo il lavoro anche senza di lui o di lei?
Ricciardi: Niente affatto. Non avevo questo timore nemmeno durante i 5 mesi in cui sono stata a casa dopo la nascita della mia bimba. Bastava una telefonata, un clic con Lync e e se ne avevo bisogno sapevo cosa stata accadendo.Un po’ come accade anche adesso. E le dirò di più. Quando sono tornata ho constatato che alcune persone del mio team erano cresciute moltissimo riuscendo a svolgere mansioni che prima di allora richiedevano il mio intervento. In questo modo oggi ho più tempo per attività nuove e più produttive.

Of: Avete creato anche un team specifico nell’ambito delle Risorse umane che gestisca questa nuova organizzazione che penso sia un po’ complessa almeno all’inizio?
Ricciardi: C’è un team interdisciplinare che collabora per trasformare in realtà questa nuova filosofia del lavoro, mettendo a disposizione competenze non solo di gestione del personale, ma anche di marketing, pubbliche relazioni e logistica, con un grande coinvolgimento da parte del top managment.

Of: Il lavoro flessibile fa crescere le persone, le responsabilizza. Il lavoro per obiettivi migliora l’organizzazione. Tutti slogan o realtà?
Ricciardi: Realtà che tocco con mano ogni giorno alla Microsoft. E non si tratta solo del mio caso o del fatto che sono una donna. Ci sono anche colleghi uomini che, grazie al lavoro flessibile, riescono a fare carriera internazionale rimanendo a casa proprio nella loro città.

Of: Vuol dire che un manager diventa responsabile, mettiamo, di un’area alla Microsoft USA e rimane tranquillamente a lavorare a casa sua a Milano?
Ricciardi: Certo. Qui da noi, ci sono alcuni esempi di successo. Come quello del collega Enrico Bonatti, che sta facendo una super carriera all’estero pur restando nella sua casa milanese, limitando i viaggi allo stretto indispensabile. Enrico ricopre il ruolo di Direttore Enterprise & Partner Group, Microsoft Central & Eastern Europe Headquarters, cioè opera nell’Europa dell’Est, ma vive qui vicino. Lui è come me e altri manager qui da noi, un fan della cosiddetta virtualizzazione del posto di lavoro, di cui Microsoft Italia propone una chiave di lettura inedita nel nuovo "Innovation Campus".

Of: La sua abitazione non cambia aspetto con questo “Innovation Campus” domestico? Non le viene voglia di cambiare, che so, arredamento, di buttare anche lei come in ufficio giù tutte le pareti, lavorare e abitare con maggiore dinamicità? O magari cambiare casa e andare ad abitare in campagna, al lago, al mare o in montagna?
Ricciardi: Nel passato se si lavorava da casa, l’abitazione era ‘invasa’ letteralmente da un endoscheletro fatto di cavi ethernet, boccole di reti ISDN, stampanti monumentali e monitor CRT giganteschi... oggi, anche per quanto riguarda l’home working siamo entrati in una fase nuova e di fatto trasparente: come dicevo, io lavoro dal divano, e l’arredamento è un problema personalissimo. Ad esempio, a volte io sono sul divano e la piccola è lì vicino che gioca tranquilla sul tappeto... E sì, a volte lavoro anche da fuori casa, soprattutto in campagna o al mare, se serve, e in un futuro, posso anche pensare di abitare in una città diversa, senza problemi.

---- Of: Però lei ha vissuto e ha studiato negli USA - leggo dal suo curriculum che dopo la laurea in Giurisprudenza presso l’Università Cattolica del Sacro Cuore di Milano, ha ottenuto un Master in Legge alla Houston University - e forse quindi è più preparata a questo nuovo tipo di lavoro visto che Oltreoceano sono più avanti di noi rispetto a queste dinamiche, no?
Ricciardi: E’ vero che negli Stati Uniti questi concetti sono consolidati da maggior tempo, ma in Europa, siamo molto più avanti di quello che si pensa. Per quanto riguarda Microsoft le dirò che i più avanzati sono Olanda e Francia, seguite proprio da noi di Microsoft Italia a sperimentare la flessibiltià come nuova frontiera del mondo del lavoro.

Of: Microsoft riuscirà a tracciare una strada anche per altre società italiane ancora ingessate nel vecchio schema dalle 9 alle 18?
Ricciardi: Vedo la cosa molto facile per il sistema delle PMI che in Italia è molto forte, mentre è difficile per aziende più grandi. Recentemente Microsoft Corp. ha realizzato una ricerca su 1.500 lavoratori di 15 Paesi europei in merito alle loro attitudini nei confronti della flessibilità sul lavoro da cui si evince che l’80% degli intervistati assunti presso una grande azienda svolge il proprio lavoro straordinario in ufficio, rispetto a un limitato 61% di coloro che invece prestano servizio presso una piccola impresa. Un quarto dei dipendenti delle grandi aziende europee non ha accesso a tecnologie e sistemi quando si trova al di fuori dell'ufficio; lo stesso problema riguarda invece solo il 16% di chi lavora in una piccola azienda.

Of: Eppure la sua esperienza fa capire che la strada della flessibilità porta vantaggi all’impresa...
Ricciardi: Anche se sono meno di un terzo le imprese disposte a fornire linee guida relative al lavoro flessibile, la nostra ricerca dice che il 56% dei lavoratori flessibili ritiene di essere più produttivo fuori dall'ufficio, mentre il 48% afferma come questo sia possibile grazie alla possibilità di adattare le mansioni lavorative alle esigenze e agli impegni personali. Il 73% dei dipendenti europei ritiene che la flessibilità sul lavoro inciderebbe sulla qualità della propria vita personale. E quattro dipendenti su dieci hanno affermato che la flessibilità influirebbe sulla decisione di accettare o meno un determinato posto di lavoro.

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